Inleiding: Waarom deze richtlijnen?
Het document richt zich op het "juridisch
debat". Dit is het geheel van communicatie en handelingen tussen de
partijen (eiser en verweerder) en de rechter tijdens een rechtszaak. Dit omvat
het uitwisselen van schriftelijke documenten (processtukken) en, indien van
toepassing, de mondelinge behandeling (de zitting). Deze richtlijnen zijn van
toepassing op civiele, handels- en sociale zaken, maar niet op strafzaken,
omdat die veel specifieke kenmerken hebben.
Het juridisch debat heeft twee hoofddoelen:
- Een
voorbereidende functie: Het geschil en het bewijs worden aan de
rechter gepresenteerd, zodat deze een weloverwogen beslissing kan nemen.
- Een
louterende (cathartische) functie: Het geeft partijen de kans om hun
onenigheid te uiten en het conflict op een rationele manier te benaderen.
Goede rechtspraak vereist een kwalitatief hoogstaand
juridisch debat. Dit kan alleen worden bereikt door nauwe samenwerking tussen
alle deelnemers, met name rechters en advocaten. De richtlijnen zijn opgesteld
in overeenstemming met het recht op een eerlijk proces (artikel 6 van het
Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens).
De kwaliteit van het debat kan op vijf niveaus worden
verbeterd, die de structuur van dit document vormen:
- Het
beheer van de rechtszaak.
- De
schriftelijke processtukken.
- De
helderheid van juridische taal.
- De
zitting.
- De
rechterlijke beslissing zelf.
1. Het beheer van de rechtszaak
Richtlijn 1: De rechter moet een actieve rol spelen in
het beheer van de procedure.
Dit betekent dat de rechter niet passief mag afwachten, maar
de leiding moet nemen om ervoor te zorgen dat de procedure eerlijk, efficiënt
en zo snel mogelijk verloopt. Hoewel de partijen de procedure starten en kunnen
beëindigen, is het de verantwoordelijkheid van de rechter om het proces in
goede banen te leiden zodra het loopt.
Belangrijke taken voor de rechter zijn:
- Hoorzittingen
voorbereiden.
- Fundamentele
rechten respecteren, zoals het recht op verdediging en het principe
van hoor en wederhoor.
- Een bindende
procedurele kalender opstellen met data voor de uitwisseling van
schriftelijke stukken en de datum van de zitting.
- Sancties
opleggen als de kalender niet wordt gerespecteerd, zoals het buiten
beschouwing laten van te laat ingediende documenten of een financiële
boete.
- Ervoor
zorgen dat de schriftelijke stukken en bewijsstukken tijdig aan de rechter
worden bezorgd, zodat deze de zitting goed kan voorbereiden.
2. De schriftelijke processtukken (pleitnota's)
Richtlijn 2: Processtukken moeten gestructureerd,
duidelijk en van een beperkte omvang zijn.
Het gebruik van computers en "kopiëren-plakken"
leidt vaak tot extreem lange en ongestructureerde documenten. Dit vertraagt het
werk van rechters en daarmee de rechtspraak in het algemeen. De richtlijnen
gaan niet over de inhoud van de argumenten, maar over de vorm en lengte.
A. Schriftelijke stukken moeten gestructureerd en
duidelijk zijn. Een duidelijke en uniforme structuur maakt het werk van de
rechter makkelijker en vermindert de kans op fouten (bijvoorbeeld dat een
argument over het hoofd wordt gezien).
Aanbevelingen voor structuur zijn:
- Gestandaardiseerde
lay-out: Gebruik een standaard lettertype, lettergrootte,
regelafstand, etc. Dit zorgt voor leesbaarheid en eerlijke toepassing van
paginalimieten.
- Samenvattend
einddocument: Als een partij meerdere stukken indient, moet het
laatste document een samenvatting zijn van alle eerdere argumenten.
- Inventaris
van bewijsstukken: De bewijsstukken moeten genummerd zijn en in een
lijst worden opgenomen, met duidelijke verwijzingen in de tekst.
- Vaste
structuur voor processtukken:
- Een
inhoudsopgave.
- Een
lijst van eerdere procedurele documenten (de proceshistorie).
- Een
beknopte en precieze samenvatting van de relevante feiten,
ondersteund door bewijsstukken.
- Een
duidelijke discussie waarin de argumenten (middelen) logisch en
één voor één worden behandeld (eerst procedurele, dan inhoudelijke).
- Een
conclusie (dictum) waarin de precieze eisen van de partij worden
opgesomd, zonder de argumenten te herhalen.
- Een
model van zo'n gestructureerd document is als bijlage toegevoegd.
B. Schriftelijke stukken moeten een beperkte omvang
hebben. Lange documenten vertragen de rechtsgang. Het beperken van het
aantal pagina's is daarom wenselijk, mits aan bepaalde voorwaarden wordt
voldaan.
- Praktijk
in Europa: Het Europees Hof voor de Rechten van de Mens en het Hof van
Justitie van de EU hanteren al paginalimieten (vaak tussen 10 en 30
pagina's).
- Praktijk
in lidstaten: Landen als Nederland (maximaal 25 pagina's in
hoger beroep), Griekenland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk hebben ook
dergelijke limieten ingevoerd. De Hoge Raad der Nederlanden oordeelde in
2022 dat dit toelaatbaar is.
Voorwaarden voor een eerlijke paginalimiet:
- De
limiet moet redelijk zijn en voldoende ruimte bieden voor
kwalitatieve argumentatie.
- Partijen
moeten de rechter kunnen vragen om een uitzondering voor complexere
zaken.
- Als
één partij toestemming krijgt voor meer pagina's, geldt dit automatisch
voor de andere partijen ook.
- Sancties
moeten redelijk zijn. In Nederland krijgt een partij bijvoorbeeld 15 dagen
de tijd om een te lang document in te korten.
3. De helderheid van juridische taal
Richtlijn 3: Juridische professionals moeten duidelijke
en eenvoudige taal gebruiken.
Rechtspraak wordt namens de staat verleend aan burgers, dus
het is essentieel dat zij de procedure kunnen begrijpen. Dit is vooral
belangrijk voor mensen zonder advocaat. Het vereenvoudigen van taal mag de
vrijheid van verdediging echter niet ondermijnen.
Aanbevelingen:
- Vermijd
verouderde uitdrukkingen en "professioneel jargon".
- Vermijd
Latijnse termen of vertaal ze.
- Stel
woordenlijsten (glossaria) beschikbaar die de belangrijkste juridische
termen uitleggen. Dit zou centraal moeten worden georganiseerd.
- Besteed
aandacht aan heldere taal in de opleiding van rechters en
advocaten.
- Dit
geldt niet alleen voor processtukken en vonnissen, maar ook voor alle
communicatie van de rechtbank, zoals een oproeping voor een zitting.
4. De zitting (mondelinge behandeling)
Richtlijn 4: De zitting moet toegevoegde waarde hebben
door een directe uitwisseling mogelijk te maken.
De zitting is vaak het enige moment waarop partijen,
advocaten en de rechter direct met elkaar kunnen praten. De waarde ligt op drie
niveaus:
- Partijen
kunnen de belangrijkste elementen van hun zaak benadrukken.
- De
rechter kan vragen stellen.
- Partijen
kunnen hun ervaringen en gevoelens uiten, wat bijdraagt aan de
legitimiteit van de uiteindelijke beslissing.
Voor een effectieve zitting is het essentieel dat:
- Alle
deelnemers (ook de rechter) het dossier goed hebben voorbereid.
- Er voldoende
tijd wordt ingepland voor elke zaak.
Suggesties voor de organisatie:
- Roep
partijen op voor een vast tijdstip om wachttijden te vermijden.
- Organiseer
de zitting als een interactief debat in plaats van traditionele
pleidooien.
- Overweeg
eerst een minnelijke schikking met een bemiddelende rechter.
5. De rechterlijke beslissing (het vonnis)
Richtlijn 5: Rechterlijke beslissingen moeten
begrijpelijk, gestructureerd, duidelijk en van een redelijke omvang zijn.
Voor de geloofwaardigheid en legitimiteit van de rechtspraak
is het cruciaal dat partijen de beslissing en de onderliggende redenering
begrijpen. Een te lange beslissing wordt vaak niet of verkeerd gelezen .
Aanbevelingen :
- Rechters
moeten aandacht besteden aan de structuur en helderheid van hun
vonnissen .
- Training
in het schrijven van vonnissen zou onderdeel moeten zijn van de opleiding
van rechters .
- Er
kunnen sjablonen voor vonnissen worden ontwikkeld, die rechters
vrij kunnen gebruiken .
- De
kwaliteit van de schriftelijke vonnissen kan worden meegenomen in de evaluatie
van rechters .
Implementatie
De succesvolle implementatie van deze richtlijnen vereist samenwerking
tussen rechters, advocaten en andere betrokkenen. De voorstellen moeten
worden besproken en aangepast aan de specifieke nationale context. Voor sommige
aanbevelingen kunnen wetswijzigingen nodig zijn.