Europese richtlijnen over de kwaliteit van het juridisch debat in civiele en administratieve zaken

  

Europese richtlijnen over de kwaliteit van het juridisch debat in civiele en administratieve zaken.

Bron: https://rm.coe.int/cepej-2025-8-en-guidelines-on-the-quality-of-jurisdictional-debate/1680b6959d

De Europese Commissie voor de Efficiëntie van Justitie (CEPEJ) heeft op 4-5 juni 2025 richtlijnen aangenomen over de kwaliteit van het juridisch debat in civiele en administratieve zaken. Deze richtlijnen zijn opgesteld om de kwaliteit van justitie te verbeteren en zijn gebaseerd op een document van de heer Wim David (België), lid van de CEPEJ-GT-QUAL.

Wat is het juridisch debat?

Het juridisch debat vindt plaats in het kader van een rechtszaak tussen de partijen in de procedure en de rechter. In civiele en administratieve zaken omvat het over het algemeen:

• Een document dat de procedure initieert (bijvoorbeeld een dagvaarding).
• Een uitwisseling van schriftelijke procedurele documenten (pleidooien).
• In sommige rechtssystemen: getuigenverhoren.
• Mogelijk: een mondelinge toelichting (in de vorm van mondelinge pleidooien).
• De rechterlijke beslissing sluit de procedure af.

Belangrijk: Deze richtlijnen zijn van toepassing op civiele en administratieve zaken en behandelen geen strafzaken vanwege hun specifieke kenmerken.

Functies van het juridisch debat

Het juridisch debat heeft twee hoofdfuncties:

1. Een voorbereidende functie voor de rechterlijke beslissing: Het doel is het geschil te presenteren en bewijs te leveren voor de beweringen, om de rechter op een bepaalde manier te laten beslissen.
2. Een cathartische functie: Het stelt de partijen in staat hun antagonisme te uiten en te kanaliseren. Het gebruik van de tijd van de rechtbank, met name de duur van de procedure, wordt benut om over het geschil na te denken en het vanuit een rationele invalshoek te benaderen.

Voor kwalitatieve rechtspraak is een kwalitatief juridisch debat essentieel. Dit vereist nauwe samenwerking tussen alle deelnemers, vooral rechters en advocaten, die moeten streven naar verbetering in elke fase van de procedure. De richtlijnen zijn in lijn met het recht op een eerlijk proces, zoals gewaarborgd door artikel 6 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM), en de daarvan afgeleide beginselen, met name het beginsel van hoor en wederhoor.

Vijf niveaus voor verbetering van de kwaliteit van het juridisch debat

De kwaliteit van het juridisch debat kan op vijf niveaus worden verbeterd:

1. Het beheer van de procedure (administratie van het proces)

RICHTLIJN 1: De rechter moet een actieve rol spelen in procedurele zaken. Dit betekent dat de rechter:

• Zittingen voorbereidt.
• Zorgt voor respect voor een eerlijk proces en fundamentele vrijheden (met name het recht van verdediging en het beginsel van hoor en wederhoor) en de procedureregels.
• Zorgt dat de procedure zo snel en efficiënt mogelijk verloopt.

Hoewel partijen de procedure starten en kunnen beëindigen, is het de verantwoordelijkheid van de rechter om te zorgen dat de procedure snel en efficiënt wordt gevoerd en dat de kwaliteit van het debat behouden blijft. Indien de nationale procedureregels dit toestaan, stelt de rechter een bindende procedurele tijdlijn op voor de partijen (inclusief datums voor de uitwisseling van schriftelijke pleidooien en, indien van toepassing, de datum van de mondelinge pleidooizitting).

• Het is wenselijk dat er sancties bestaan voor het niet naleven van deze tijdlijn, zoals het buiten beschouwing laten van te late documenten of een financiële boete.
• Schriftelijke pleidooien en bewijsstukken moeten vóór de mondelinge pleidooien aan de rechter worden gecommuniceerd, zodat de rechter de zitting goed kan voorbereiden.

2. De schriftelijke pleidooien

RICHTLIJN 2: Om de rechter in staat te stellen de zaak snel en efficiënt te behandelen, moeten de procedurele documenten (i) gestructureerd en duidelijk zijn en (ii) van beperkte omvang, rekening houdend met de specificaties van het geschil. Het wijdverbreide gebruik van IT-hulpmiddelen en kunstmatige intelligentie kan leiden tot een aanzienlijke toename van de omvang van procedurele documenten, vooral door "kopiëren en plakken". Dit heeft invloed op het werk van rechters en de snelheid waarmee zaken worden behandeld. De voorstellen richten zich op de structuur en lengte, niet op de inhoud van de argumenten.

a. Schriftelijke pleidooien moeten gestructureerd en duidelijk zijn. Dit verbetert de leesbaarheid voor de rechter, de advocaat van de tegenpartij(en) en de partijen zelf, en vergemakkelijkt het werk van de rechter. Maatregelen om dit te bereiken zijn onder andere:

• Gestandaardiseerde lay-out: Uniforme lay-out (lettertype, lettergrootte, regelafstand, marges, maximaal aantal woorden per pagina) zorgt voor leesbaarheid en uniforme toepassing van lengtebeperkingen.
• Definitieve schriftelijke pleidooien in de vorm van een samenvattend pleidooi: Als een partij meerdere opeenvolgende pleidooien indient, moet het laatste pleidooi een samenvatting zijn van alle argumenten, zodat de rechter alleen naar dit laatste pleidooi hoeft te verwijzen.
• Bewijsstukken en inventaris: Bewijsstukken moeten genummerd zijn en een inventaris moet aan de pleidooien worden toegevoegd. De pleidooien moeten expliciet naar de bewijsstukken verwijzen.
• Structuur van schriftelijke pleidooien:
• Hoofdonderverdelingen met een titel, sub-onderverdelingen met sub-titels.
• Inleiding: Vermelding van de bevoegde rechtbank, zaaknummer, datum mondelinge zitting (indien van toepassing), preciesie identificatie van partijen (met contactgegevens) en hun procedurele status (eiser, gedaagde, appellant, geïntimeerde, etc.).
• Inhoudsopgave: Overzicht van alle kopjes en subkopjes met paginanummers, en een samenvatting van de zaak.
• Lijst van procedurele documenten: Samenvatting van eerdere documenten om de rechtbank een snel overzicht te geven van de voortgang van de procedure; bij hoger beroep ook de betwiste beslissing.
• Korte en precieze feitenweergave: Alleen relevante feiten voor het begrijpen en oplossen van het geschil, gedocumenteerd met bewijsstukken.
• Procedurele geschiedenis en vorderingen van partijen: Vorderingen in eerste aanleg, beslissing in eerste aanleg, vorderingen in hoger beroep, etc..
• Discussie (juridische argumentatie): De standpunten (pleidooi) van de partijen moeten duidelijk worden geïdentificeerd, één voor één worden behandeld en in logische volgorde worden gerangschikt (hoofd-, subsidiair, meer subsidiair, etc.). Procedurele argumenten gaan vooraf aan inhoudelijke. Elk juridisch argument moet de juridische grondslag vermelden. Verwijzingen naar jurisprudentie en juridische literatuur moeten beperkt zijn tot wat relevant is.
• Dictum (operatief deel): Hierin worden de precieze vorderingen van de partijen uiteengezet. Het is geen samenvatting van de juridische argumenten.

b. Schriftelijke pleidooien moeten beperkt zijn in omvang. Dit heeft een significante impact op het aantal zaken dat behandeld kan worden en de snelheid van de procesgang.

• Praktijk van Europese hoven: De Europese rechtbanken, zoals het Europees Hof voor de Rechten van de Mens en het Hof van Justitie van de Europese Unie, beperken de omvang van ingediende schriftelijke pleidooien tot bijvoorbeeld 2 tot 30 pagina's, afhankelijk van het type document.
• Praktijk in lidstaten: Landen als Nederland, Griekenland, Spanje en Israël beperken ook de lengte van procedurele documenten. Nederland heeft bijvoorbeeld een maximum van 25 pagina's per partij ingesteld, en te lange pleidooien kunnen terzijde worden geschoven met een korte termijn voor indiening van een conform document.
• Voorwaarden voor het beperken van de omvang: Beperking van de omvang van pleidooien is wenselijk, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan:
• De beperking moet redelijk zijn en partijen in staat stellen een kwalitatieve argumentatie te ontwikkelen.
• De beperking moet gepaard gaan met een gestandaardiseerde lay-out.
• Sommige pagina's (zoals identificatie van partijen na de eerste pagina of de inventarislijst) moeten niet meetellen voor het maximum aantal pagina's.
• Elke partij moet de mogelijkheid hebben om de rechter te vragen een langer pleidooi in te dienen, vooral bij complexe zaken. De beslissing van de rechter moet gemotiveerd zijn en snel komen.
• Alle partijen moeten hetzelfde aantal pagina's hebben; als één partij een langer pleidooi mag indienen, geldt dit automatisch voor de andere partijen.
• Sancties bij niet-naleving: Sancties voor het niet naleven van lengtebeperkingen moeten redelijk zijn en mogen niet leiden tot afwijzing van de zaak.
• Voor complexe geschillen (door onderwerp, aantal partijen, complexiteit van de voorgaande beslissing of administratieve handeling) of zaken met fundamentele kwesties (bijv. mensenrechtenschendingen) kan vanaf het begin een groter maximum aantal pagina's worden toegestaan.

3. De duidelijkheid van de juridische taal

RICHTLIJN 3: Juridische professionals – rechters en advocaten – moeten zorgen voor het gebruik van duidelijke en eenvoudige juridische taal, en staten moeten rechtzoekenden voorzien van verklarende woordenlijsten met de belangrijkste gebruikte termen. Het is cruciaal dat partijen in de procedure begrijpen wat er gebeurt, vooral natuurlijke personen die niet door een advocaat worden vertegenwoordigd. De precisie in gebruikte termen is essentieel in het recht, maar jargon dat moeilijk te begrijpen is voor rechtzoekenden moet worden vermeden. Het vereenvoudigen van juridische taal omvat:

• Het achterwege laten van verouderde uitdrukkingen die geen waarde toevoegen.
• Het achterwege laten van Latijnse zinnen of deze op zijn minst vertalen indien het gebruik wenselijk is.
• Het opnemen van een verklarende woordenlijst (glossarium) van de belangrijkste juridische termen in rechterlijke beslissingen. Deze woordenlijst moet door een centrale autoriteit worden opgesteld en uniform worden gebruikt door rechtbanken van hetzelfde type.

Zowel rechters als advocaten moeten tijdens hun initiële opleiding bewust worden gemaakt van de noodzaak om hun taal te vereenvoudigen. De vereenvoudiging moet niet alleen gelden voor pleidooien en rechterlijke beslissingen, maar ook voor communicatie van rechtbanken met rechtzoekenden (bijvoorbeeld dagvaardingen), aangepast aan de doelgroep (bijvoorbeeld minderjarigen).

4. De zitting (mondelinge pleidooien)

RICHTLIJN 4: Als enige moment waarop een directe uitwisseling mogelijk is tussen de partijen, hun advocaten en de rechter, moet de mondelinge pleidoozitting een meerwaarde bieden aan het juridisch debat, met name door partijen de gelegenheid te geven zich te uiten. De zitting moet zo effectief mogelijk worden voorbereid en georganiseerd. Mondelinge pleidoozittingen, indien gehouden, moeten een reële meerwaarde bieden aan het juridisch debat op drie niveaus:

1. Benadrukken van belangrijke elementen: Partijen en/of hun advocaten kunnen de belangrijkste elementen van de zaak benadrukken, zonder hun schriftelijke pleidooien volledig te herhalen.
2. Vragen van de rechter: De rechter kan vragen stellen aan de partijen en/of hun advocaten, evenals aan eventuele getuigen.
3. Uiten van ervaringen en gevoelens door partijen: Partijen kunnen hun ervaringen en gevoelens uiten, wat discussies kan omvatten die verder gaan dan het strikt juridische kader. Dit is essentieel voor de rechtzoekende en versterkt de legitimiteit van de rechterlijke beslissing.

Voor een functionerende zitting is het essentieel dat:

• De deelnemers (partijen, advocaten, rechter) het dossier hebben voorbereid, wat inhoudt dat de rechter de laatste procedurele documenten en bewijsstukken vóór de zitting heeft.
• Voldoende tijd wordt toegestaan voor elke zaak, en dat de tijdsindeling aan het begin van de zitting wordt overeengekomen, inclusief tijd voor vragen van de rechter en spreekrecht voor partijen.

Het is wenselijk partijen en advocaten op een vast tijdstip op te roepen en hen vooraf te informeren over de duur van het pleidooi om onnodig wachten te voorkomen. Mogelijke manieren om mondelinge pleidoozittingen te organiseren zijn:

• Vervangen van "traditionele" pleidooien door een interactief debat tussen de rechter en de advocaten, waarbij de rechter vragen stelt over punten die verduidelijking behoeven.
• Eerst een fase van minnelijke schikking organiseren, waarbij een rechter (meestal niet degene die de zaak inhoudelijk behandelt) probeert de partijen tot een oplossing te brengen, gevolgd door een traditionele zitting als er geen overeenkomst wordt bereikt.
• Het debat opdelen: eerst een zitting op korte termijn voor snel te beslissen kwesties (bevoegdheid, ontvankelijkheid, verjaring, etc.) en vervolgens, indien nodig, een zitting over de inhoud van de zaak.

5. De rechterlijke beslissing

RICHTLIJN 5: Om het rechtssysteem zijn rol van pacificatie van sociale relaties te laten vervullen, is het essentieel dat degenen die onderworpen zijn aan de wet de beslissing die hen betreft en de redenen die de rechter tot die beslissing hebben geleid, begrijpen. Rechterlijke beslissingen moeten begrijpelijk, gestructureerd, duidelijk en van een redelijke omvang zijn, gezien de omvang en complexiteit van de zaak. De geloofwaardigheid en legitimiteit van het rechtssysteem hangen af van het feit dat partijen de beslissing en de onderliggende redenen begrijpen.

• Rechters moeten aandacht besteden aan de structuur en duidelijkheid van hun beslissingen.
• De lengte van rechterlijke beslissingen moet redelijk zijn (rekening houdend met de plicht om te reageren op de argumenten van partijen en de lengte van hun pleidooien), aangezien een te lange beslissing het risico loopt niet gelezen of verkeerd begrepen te worden.
• Het kan overwogen worden om sjablonen voor rechterlijke beslissingen te ontwikkelen en aan te bieden aan rechters, die vrij moeten blijven om deze te gebruiken.
• Zowel basis- als nascholing voor rechters moet een module omvatten over het opstellen van rechterlijke beslissingen, met name over hun structuur, duidelijkheid en beknoptheid. Een verzameling van goede praktijken kan worden opgesteld.
• De structuur, duidelijkheid en omvang van rechterlijke beslissingen kunnen ook worden meegenomen bij de evaluatie van rechters.

6. Implementatie van de Richtlijnen

Deze richtlijnen passen binnen het kader van de noodzakelijke samenwerking tussen de verschillende actoren die betrokken zijn bij het juridisch debat, met name rechters en advocaten. Sommige voorstellen kunnen wetgevende wijzigingen vereisen. De implementatie van deze voorstellen moet in elk geval voorafgegaan worden door discussies tussen de betrokken actoren, om rekening te houden met specifieke nationale omstandigheden.

De richtlijnen bevatten ook een model voor een schriftelijk pleidooi in de bijlage, als voorbeeld van hoe een gestructureerd document eruit kan zien.